Wat je moet weten over workflow management

Als bedrijf of organisatie worden er tientallen beslissingen op een dag gemaakt. Het is in principe van belang voor je bedrijfsvoering. Daarbij is juiste informatie voorhanden hebben van essentieel belang. Dit artikel gaat over workflow management. Dit richt zich op een effectieve en efficiënte manier van het beheren van informatie binnen bedrijven en organisaties.

Wat houdt workflow management precies in?

Workflow management heeft dus alles te maken omtrent informatie binnen een organisatie. Het organiseert, beheert en analyseert diverse informatiestromen. Je hebt de digitale workflow, wat een geautomatiseerd proces is waarbij activiteiten elkaar opvolgen om tot een bepaalde uitkomst te komen. Een bekend en mooi voorbeeld hiervan is het offerteproces. Drie verschillende personen werken aan een offerte, ieder vanuit zijn eigen rol. Zo schrijft de één de inhoud, de ander schrijft de prijsindicatie en de derde keurt de offerte goed. Met een workflow zorg je ervoor dat dit type proces in de juiste volgorde wordt uitgevoerd. Zo kunnen alle personen het proces volgen en om de beurt actie ondernemen. Daarnaast heb je ingebouwde controles om de taken niet te lang open te laten staan. Zodra alles is afgerond wordt de workflow afgesloten.

Wat zijn de voordelen van workflow management?

Een groot voordeel van workflow management is vooral dat je het overzicht binnen een organisatie kunt houden. En dat is binnen een grote organisatie niet altijd even makkelijk. Door middel van workflow management te gebruiken heb je altijd toegang tot de meeste actuele informatie. Daarbij kan je denken aan verkoopinformatie, doorlooptijd van processen en kwaliteit van dienstverlening en klachtenafhandeling. Door het automatiseren van processen met hulp van workflow management zorg je ervoor dat de taken kunt monitoren via een dashboard. Beschik je over de juiste informatie dan kun je tijdig ingrijpen en correcte beslissingen maken ten behoeve van de bedrijfsvoering.

Maak met workflow management werken efficiënter 

Een ander groot voordeel van workflow is dat er een efficiëntere werkwijze ontstaat. Alle processtappen worden toegekend aan de juiste personen. Daardoor wordt er voor iedereen binnen de organisatie duidelijk wat de rolverdeling is, er geen dubbel werk ontstaat, repeterend werk voorkomen wordt en documentatie van het proces plaats kan vinden. Daarnaast is het mogelijk om de levenscyclussen van documenten te bewaken. Je kan hierbij denken aan bewaartermijnen, herzieningstermijnen en vernietigingstermijnen. Dit zie je vaak bij contractmanagement, personeelsdossiers en kwaliteitsdocumenten.